SMARTa mål hjälper dig maximera framgång

Du som jobbar med projektledning vet att en framgångsfaktor till att nå bästa resultat i ett projekt och samtidigt höja arbetsglädjen, motivationen och prestationen är att sätta upp mål. Kanske har du hört talas om metoden SMARTa mål någon gång men inte testat att jobba med den? Jag vill gärna prata mer om metoden i detta blogginlägg, kanske kan det inspirera någon!

SMART-modellen är en fyndig förkortning som står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt (svensk översättning). Metoden hjälper till att skapa mål som är tydliga, konkreta, genomförbara och mätbara inom all typ av projektledning, till exempel inom digital marknadsföring som vi på Maia Marketing jobbar med.

Jag exemplifierar för att tydliggöra; istället för att sätta ett generellt mål som att “öka försäljningen” kan ditt mål vara att “öka mars månads prenumeranter i Sverige med 7%”. Genom att tänka igenom från början vad du vill åstadkomma kommer du längre, så häng med mig vidare när jag går närmare in på vad de fem delarna i SMARTa mål innebär.

Specific – sätt specifika mål

För att säkerställa att ditt projekt blir framgångsrikt är det avgörande att målen är specifikt inriktade på det du arbetar med. Var tydlig med dina mål och förväntningar, eftersom alltför vaga eller breda mål gör det svårt att mäta om målet uppnåtts. Det finns några riktlinjer för vad ett specifikt mål bör innehålla. Testa om målet är tillräckligt tydligt definierat genom att besvara följande frågor:

• Vad vill vi uppnå?
• Vilka är involverade?
• Var ska målet uppnås?
• Varför är det viktigt att uppnå målet?
• Vilka resurser och begränsningar finns?

Measurable – Gör målen mätbara

Att göra målen mätbara är avgörande för att kunna utvärdera om ditt projekt är framgångsrikt eller inte. Genom att göra målen mätbara kan du objektivt mäta framstegen, vilket gör det möjligt för alla involverade att bedöma sina insatser och hålla sig till planen.

För att skapa mer mätbara mål kan du ställa följande frågor:

• Vilken typ av data behövs för att mäta framstegen?
• Hur ska målet mätas?
• Under vilken tidsperiod?

Attainable – Skapa accepterade mål

De mål du sätter upp bör gå att nå. Det är också viktigt att begränsa antalet mål, eftersom det är mycket lättare att sätta en massa mål men svårare att uppnå dem.

För att skapa mer accepterade mål kan följande frågor vara till hjälp:

• Har målet utvecklats i samarbete med alla involverade?
• Är målet accepterat av alla involverade?
• Hur samlar vi in feedback och utvärderar framsteg under arbetets gång?

Relevant – Fokus på realistiska (och relevanta) mål

Att sätta upp mål som är både realistiska och relevanta kan vara en utmaning. Målet är att hitta en balans där det är tillräckligt utmanande för att motivera teamet, men samtidigt inte för orealistiskt så att det blir omotiverande. Ett mål som är för enkelt är inte lika värdefullt, medan ett som är för svårt å andra sidan kan kännas oöverkomligt och leda till frustration.

För att säkerställa att målen är realistiska och relevanta kan du ställa följande frågor:

• Är målet genomförbart med befintliga resurser och kompetenser?
• Har vi tillräckligt med egenkontroll för att uppnå målet?
• Varför tror vi att vi kan uppnå målet? Har vi tidigare erfarenhet av liknande uppgifter, och om inte, varför har detta inte varit ett mål tidigare?
• Finns en reservplan om saker och ting inte går enligt planen?

Time-bound – Sätt tidsatta mål

Att fastställa en tydlig tidsram för målet, med både start- och slutdatum, är grundläggande. Dock kan en noggrannare tidsplan som inkluderar delmål vara ännu mer givande.

För att få bättre tidsatta mål kan du ställa följande frågor:

• Är tidsplanen realistisk och genomförbar?
• Vad kan försena processen och hur hanterar vi det?
• Hur håller vi koll på våra framsteg (delmål), och vem ansvarar för att göra detta?
• Har vi möjlighet att justera våra tidsramar på grund av oförutsedda händelser eller förseningar, och i så fall hur gör vi det?

Exempel på ett SMART mål

Nu när vi har gått igenom vad de fem delarna i SMARTa mål-modellen består av vill jag med ett enkelt exempel göra det hela ändå lite tydligare. I stället för att säga “Öka konverteringsgraden på webbplatsen av produkt X” kan du enkelt omformulera det till ett SMART mål genom att istället säga:

Det här målet är:

• specifikt, eftersom det tydligt specificerar vad som ska uppnås (öka konverteringsgraden på webbplatsen av produkt X genom att webbteamet optimerar landningssida genom A/B-testning)
• mätbart (2% ökning)
• accepterat (genom att webbteamet optimerar landningssida genom A/B-testning).
• realistiskt (2% är en rimlig ökning)
• tidsatt (nästa kvartal).

Kom igång med SMARTa mål

För att komma igång med SMARTa mål krävs initialt en del planering och förarbete, men när det väl är på plats kan det hjälpa dig att styra dina projekt på ett strukturerat och effektivt sätt.

Här är några steg och tips för att hjälpa dig och ditt team att sätta upp och uppnå SMARTa mål.

1. Vad är nuläget?

Innan du börjar sätta mål är det viktigt att förstå nuläget. Genom att göra en nulägesanalys kan du bättre identifiera vilka områden som behöver förbättras och vilka resurser som är tillgängliga.

Frågor att besvara:

• Vilka är våra styrkor och svagheter?
• Vilka resurser har vi?
• Vad har vi åstadkommit hittills?
• Vilka är utmaningarna?

2. Sätt övergripande mål

Börja med att definiera de breda, övergripande målen för ditt projekt. Dessa mål bör vara i linje med din långsiktiga vision och strategi.

Frågor att besvara:

• Vad vill vi uppnå på lång sikt?
• Hur passar dessa mål in i vår övergripande strategi?

3. Bryt ner mål i delmål

När du har dina övergripande mål, bryt ner dem i mindre delmål. Dessa delmål ska vara tydliga och hanterbara, och varje delmål bör följa SMART-modellen.

Fundera på:

• Vilka åtgärder behöver vi ta för att nå våra övergripande mål?
• Hur kan vi mäta framgången för dessa åtgärder?

4. Involvera teamet

En viktig framgångsfaktor är att involvera hela teamet tidigt i processen, gärna redan när målen ska sättas. Genom att få input från olika team-medlemmar kan du säkerställa att målen är realistiska och att alla är engagerade i att uppnå dem.

Här är några steg att följa:

• Håll möten där alla kan bidra med idéer och feedback.
• Diskutera hur varje delmål kan uppnås och vem som ska vara ansvarig.
• Säkerställ att alla förstår och accepterar målen.

5. Använd SMART-kriterierna

Gå igenom varje mål och säkerställ att de uppfyller SMART-kriterierna. Här är en checklista:

• Specifikt: Är målet tydligt definierat?
• Mätbart: Kan framstegen mätas?
• Accepterat: Är målet realistiskt och accepterat av alla involverade?
• Realistiskt: Är målet genomförbart med de resurser som finns tillgängliga och under rimlig tid?
• Tidsatt: Har målet en tydlig tidsram?

6. Skapa en handlingsplan

Utveckla en detaljerad handlingsplan som beskriver hur varje mål ska uppnås.

Handlingsplanen bör innehålla följande:

• Vilka steg som krävs för att nå målen.
• Vem som är ansvarig för varje steg.
• Tidsramar för varje steg.
• Resurser som behövs.

7. Håll koll på och utvärdera framsteg

Att regelbundet hålla koll på och utvärdera framstegen mot målen är avgörande för att säkerställa att projektet rullar på som det ska.

Här är några tips:

• Boka in regelbundna möten för att stämma av framsteg och utmaningar.
• Använd verktyg och system för att spåra och rapportera framsteg.
• Justera mål och strategier baserat på feedback och insikter.

8. Fira framgångar och lär av misstagen

Fira framgångarna i teamet när ni når målen! Reflektera över vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till nästa gång.

Frågor att besvara:

• Vilka faktorer bidrog till framgångarna?
• Vilka var utmaningarna, och hur hanterade ni dem?
• Vad kan göras annorlunda för att förbättra processen i framtiden?

Sammanfattning

Genom att ha väldefinierade mål håller du teamet motiverat och fokuserat på de viktigaste uppgifterna. Genom SMARTa mål kan du bryta ner stora övergripande mål till hanterbara delar och lyckas med dina projekt.

SMARTa mål kan öka effektiviteten då dessa gör det lättare att planera och prioritera arbetet. De hjälper också till att identifiera vilka aktiviteter som ger mest värde och vilka som kan förbättras eller tas bort.

Sammanfattningsvis kan SMARTa mål hjälpa dig att formulera tydliga, konkreta och mätbara mål som ökar chanserna för att uppnå framgång i både små och stora projekt. Och förhoppningsvis bidrar det dessutom till både arbetsglädje och utveckling. Stort lycka till!